データを保守する、つまりメンテナンスすることは、データの安全な状態を保つという意味とは少し違います。データの正確性、一貫性、最新の状態を維持するための継続的な管理プロセスを指します。対象となるのは、製品情報、従業員のリスト情報、顧客データなどを含め、トランザクションデータは日々の業務活動で更新されるデータです。データベースを最新の状態に保ち続けることで、データに基づく意識決定の精度をあげることができるでしょう。例えば、Eコマースサイトにて、ユーザー自身におすすめの商品を提示したいとき、数日前の閲覧履歴から関連商品を提示されてもあまり効果的ではありません。数日たてば、購買意欲が変わっているからです。今見ている最新の商品表示に合わせて、おすすめ商品を選定したいと考えます。そのためには、データベースの最新化といったメンテナンスが求められます。

また、最新の状態を保つのは通常運用の時だけではなく、障害が発生したときにも気を配ります。お客様から預かるデータやシステム自体を動かすために必要なデータは失くしてはいけませんから、データの保管場所には気を配らなければなりません。そこで、地理的に実運用環境とは別の場所に保管しておく処置がなされます。災害によって、システムを運用する施設が破壊された時、バックアップも同じ場所にあると復旧できなくなります。リモートバックアップサービスを利用して、一定の間隔またはファイルが変更されたときに、バックアップをオフサイトに電子的に送信しましょう。

またそのほかにも、定期的なスケジュールやデータ所有者からの要求によるデータ更新、監査、データ整合性チェック、データ漏洩や紛失の管理が含まれます。