ベンダー管理システムとは、取引先となるベンダーの調査と選定、契約交渉などのサプライヤー管理を行うシステムです。

どの企業を信頼するかは企業ごとに異なりますが、財務状況や十分な体制を持っているか、ISOといった業界標準の組織体制を維持しているかを見ていきます。

ここで選ばれた企業はベンダー管理システムで登録されます。実際の取引が発生したときに、そのベンダーの中から選択し、業務を依頼します。

また、ベンダー管理システムはベンターをリストアップするだけではなく、発注・納品の業務プロセスも紐づいているでしょう。選定したベンダーに対して、注文書から署名の依頼、納品の確認、一元的に管理できるようになっています。

そして、契約が終了したら、そのベンダーに対するアンケートを取ります。各ベンダーの評価を積み上げることで、より自分の組織に合った、効率的なベンダーを優先するでしょう。勿論、あるベンダーだけを選定すると、逆にそのベンダーに頼ることになるため、あえてほかのベンダーを選出することも考えます。